ANNEXE B — Fiche terrain opérationnelle

Une case cochée ne vaut ni autorisation administrative, ni validation de sécurité, ni confirmation d’assurance. FICHE INVENTAIRE TERRAIN — PÔLE ÉVÉNEMENTIEL / FÊTES / MANIFESTATIONS BUT Cette fiche sert à inventorier les capacités réelles avant de professionnaliser l’événementiel. À la fin, il faut savoir : 1. quels événements sont déjà organisés ; 2. par qui ; 3. dans quels lieux ; 4. avec quelle jauge ; 5. quels risques et démarches existent ; 6. quel matériel est disponible ; 7. quelles fonctions doivent être mutualisées. 1. ÉQUIPE Responsable pressenti : Disponibilité : Expérience événement : Expérience régie : Expérience sécurité : Expérience bénévoles : Souhaite être salarié à terme : Autres personnes : Nom : Compétences : Disponibilité : Rôle : 2. ÉVÉNEMENTS DÉJÀ ORGANISÉS Événement 1 : Date : Lieu : Public : Jauge : Activités : Recettes : Dépenses : Incidents : Difficultés : Événement 2 : Date : Lieu : Public : Jauge : Activités : Recettes : Dépenses : Incidents : Difficultés : 3. FORMATS ENVISAGÉS [ ] fête associative [ ] forum [ ] portes ouvertes [ ] conférence [ ] débat [ ] marché [ ] brocante [ ] exposition [ ] projection [ ] concert [ ] festival [ ] repas [ ] événement solidaire [ ] inter-associations [ ] autre 4. ORGANISATEUR Association porteuse : Représentant : Co-organisateurs : Convention : Qui signe : Qui assure : Qui encaisse : Qui emploie : Qui paie : Qui demande les autorisations : 5. LIEU 1 Nom : Adresse : Propriétaire : Gestionnaire : Type : [ ] privé [ ] salle [ ] ERP [ ] extérieur [ ] espace public [ ] voie publique Capacité : Accessibilité : Sorties : Incendie : Électricité : Sanitaires : Parking : Voisinage : Horaires : Conditions : Tarif : 6. LIEU 2 Nom : Adresse : Propriétaire : Type : Capacité : Accessibilité : Sorties : Sanitaires : Électricité : Conditions : 7. ESPACE PUBLIC Occupation prévue : [ ] non [ ] oui Mairie : Préfecture si applicable : Démarche : Délai : Plan : Circulation : Stationnement : Barrières : Arrêtés : Assurance : Réponse reçue : 8. PLAN D’IMPLANTATION [ ] entrée [ ] sortie [ ] secours [ ] scène [ ] public [ ] stands [ ] restauration [ ] buvette [ ] sanitaires [ ] déchets [ ] technique [ ] stockage [ ] PMR [ ] parking [ ] véhicules [ ] bénévoles Plan existant : Responsable : 9. JAUGE Jauge réglementaire / autorisée : Jauge opérationnelle choisie : Comptage : Billetterie : Réservation : Responsable : Procédure fermeture entrées : 10. ACCESSIBILITÉ Cheminement : Entrée : Sanitaires : Places : Signalétique : Assistance : Besoins restant à traiter : 11. ASSURANCE Assureur : Événements déclarés : Jauge : Spectacle : Buvette : Alimentation : Structures : Bénévoles : Salariés : Matériel : Franchise : Exclusions : Réponse écrite : 12. RISQUES [ ] foule [ ] chute [ ] incendie [ ] électricité [ ] circulation [ ] météo [ ] alcool [ ] manutention [ ] scène [ ] bruit [ ] alimentaire [ ] sport [ ] enfants [ ] nuit [ ] conflit [ ] vol [ ] autre Risque prioritaire 1 : Prévention : Responsable : Risque prioritaire 2 : Prévention : Responsable : 13. SECOURS Organisme consulté : Dispositif : Poste : Secouristes : Accès secours : Adresse précise : Point rendez-vous : Responsable : Téléphone : 14. SÛRETÉ Besoin : [ ] aucun dispositif particulier [ ] bénévoles d’accueil [ ] filtrage [ ] agents privés [ ] barriérage [ ] autre Prestataire : Autorisation vérifiée : Missions : Horaires : Responsable : 15. MÉTÉO Source météo : Responsable : Seuil vent : Seuil orage : Seuil chaleur : Plan pluie : Plan évacuation : Décideur annulation : Message public préparé : 16. STRUCTURES TEMPORAIRES [ ] barnums [ ] tentes [ ] scène [ ] gradins [ ] barrières [ ] portiques [ ] éclairage [ ] autre Pour chaque : Propriétaire/prestataire : Notice : Montage : Lestage : Vent : Contrôle : Responsable : 17. ÉLECTRICITÉ Puissance disponible : Tableaux : Circuits : Rallonges : Protections : Extérieur : Passage câbles : Groupe électrogène : Technicien : Plan : Contrôle avant ouverture : 18. MATÉRIEL Tables : Chaises : Barnums : Barrières : Signalétique : Éclairage : Rallonges : Sono : Projection : Radios : Caisses : Badges : Extincteurs / moyens présents : Autres : 19. LOGISTIQUE Responsable : Véhicules : Remorques : Horaires montage : Horaires démontage : Stockage : Manutention : Inventaire : Articulation Guide du pôle 10 : 20. BÉNÉVOLES Nombre disponible : Outil inscriptions : Créneaux : Briefing : Repas : Eau : Pauses : Référents : Gilets/badges : Gestion absent : Fin de poste : 21. RÔLES Direction : Régie : Sécurité : Accueil : Billetterie : Bénévoles : Logistique : Technique : Artistes : Restauration : Buvette : Partenaires : Communication : Finances : Secours : 22. BILLETTERIE / RÉSERVATION [ ] gratuit sans inscription [ ] réservation gratuite [ ] payant [ ] prix libre [ ] prévente [ ] sur place Outil : Tarifs : Jauge : Remboursement : Annulation : Contrôle : Données collectées : Durée conservation : 23. CAISSE Espèces : Carte : Chèques : En ligne : Fonds caisse : Responsable : Clôture : Dépôt : Séparation billetterie/buvette/ventes : Procédure : 24. FISCALITÉ ÉVÉNEMENT Manifestation de soutien : [ ] non [ ] oui [ ] à qualifier Nombre déjà compté cette année : Objet habituel de l’association : Analyse six manifestations effectuée : [ ] oui [ ] non Responsable comptable : 25. BUVETTE Prévue : [ ] non [ ] sans alcool [ ] alcool groupe autorisé à vérifier Autorisation maire : Date : Nombre d’autorisations annuelles déjà utilisées : Responsable : Horaires : Produits : Eau : Caisse : Mineurs : Prévention conduite : 26. RESTAURATION Prévue : [ ] non [ ] oui Type : Responsable : Cuisine : Froid : Stands tiers : Hygiène : Allergènes : Déchets : Articulation Annexes 02/09 : 27. MUSIQUE [ ] aucune [ ] fond sonore [ ] DJ [ ] concert [ ] spectacle Répertoire : Sacem/autre organisme : Déclaration : Budget droits : Spré si applicable : Responsable : 28. SPECTACLE VIVANT Nombre de représentations annuel association : Activité principale spectacle : [ ] non [ ] oui [ ] à vérifier Artistes : [ ] amateurs [ ] professionnels [ ] mixtes GUSO : PLATESV : Contrats : Guide du pôle 07 vérifiée : Responsable : 29. PROJECTION Film/œuvre : Titulaire des droits : Autorisation : Support : Billetterie : Musique : Responsable : 30. EXPOSANTS Nombre : Types : Contrat/règlement : Assurance : Stand : Électricité : Eau : Véhicules : Horaires : Tarif stand : Responsable : 31. VENTE AU DÉBALLAGE / BROCANTE Prévue : [ ] non [ ] oui Déclaration : Mairie : Date : Participants : Registre / documents nécessaires à vérifier : Responsable : 32. LOTERIE / TOMBOLA / LOTO Prévu : [ ] non [ ] oui Type : Cadre vérifié : Autorisation si requise : Lots : Règlement : Recettes : Bénéficiaire : Responsable : 33. PARTENAIRES Partenaire : Apport : Contrepartie : Logo : Paiement : Convention : Répéter. 34. SPONSORING / MÉCÉNAT Partenaires : Contreparties publicitaires : Dons sans contrepartie disproportionnée : Factures : Reçus fiscaux éventuels : Responsable : 35. COMMUNICATION Nom : Affiche : Réseaux : Site : Presse : Programme : Billetterie : Signalétique : Informations pratiques : Plan : Météo/changement : Responsable : 36. PHOTOS / VIDÉOS Photographe : Information public : Mineurs : Zones sensibles : Stockage : Publication : Durée : Responsable : 37. MINEURS Événement familial : Enfants sans parents pris en charge : [ ] non [ ] oui, cadre à qualifier Zone enfants : Sécurité : Photo : Bruit : Alcool : Enfant perdu : Responsable : 38. SANITAIRES Nombre : PMR : Nettoyage : Savon : Eau : Papier : Éclairage : Vidange : Responsable : 39. DÉCHETS Bacs : Tri : Verre : Biodéchets : Cartons : Huiles : Collecte : Nettoyage : Responsable : Coût : 40. VOISINAGE / BRUIT Riverains : Information : Horaires : Montage : Musique : Démontage : Mesures : Plaintes antérieures : Responsable : 41. CIRCULATION / PARKING Public : PMR : Bénévoles : Artistes : Livraisons : Vélos : Secours : Dépose : Signalétique : Responsable : 42. MONTAGE J-1 : Jour J : Chef montage : Ordre : Véhicules : Heure site piéton : Contrôle final : Points bloquants : 43. OUVERTURE Heure : Validation finale par : Checklist : Incidents avant ouverture : Décision : [ ] ouvrir [ ] retarder [ ] annuler 44. FERMETURE Fin entrées : Fin service : Fin alcool : Caisse : Évacuation : Éclairage : Secours : Responsable : 45. DÉMONTAGE Chef démontage : Équipe : Véhicules : Éclairage : Ordre : Déchets : Inventaire : Fin prévue : 46. RETOURS MATÉRIEL Ressource : Propriétaire : État départ : État retour : Anomalie : Destination : Responsable : 47. INCIDENTS PASSÉS Incident : Événement : Cause : Réponse : Conséquence : Correction mise en place : 48. BUDGET PILOTE Lieu : Assurance : Autorisations : Artistes : Technique : Droits : Sécurité : Secours : Structures : Sanitaires : Logistique : Communication : Alimentation : Buvette : Déchets : Salaires : Prestataires : Autres : TOTAL : Recettes billets : Stands : Buvette : Restauration : Ventes : Dons : Sponsors : Subventions : Autres : SOLDE PRÉVISIONNEL : 49. EMPLOI POTENTIEL [ ] chargé événementiel [ ] régisseur général [ ] production [ ] bénévoles [ ] technique [ ] billetterie [ ] logistique [ ] communication [ ] autre Heures/an : Associations bénéficiaires : Mutualisation : Groupement d’employeurs : Financement : 50. MODULES ASSOAGORA À ACTIVER [ ] événements [ ] lieux [ ] calendriers [ ] jauges [ ] inscriptions [ ] billets [ ] bénévoles [ ] créneaux [ ] partenaires [ ] prestataires [ ] exposants [ ] matériel [ ] logistique [ ] plans [ ] tâches [ ] autorisations [ ] échéances [ ] incidents [ ] budgets [ ] bilan [ ] ressources fédérales 51. TROIS FORMATS PILOTES MAXIMUM PILOTE 1 Format : Responsable : Jauge : Budget : Indicateur : PILOTE 2 Format : Responsable : Jauge : Budget : Indicateur : PILOTE 3 Format : Responsable : Jauge : Budget : Indicateur : Exemple : portes ouvertes + petite fête publique + événement inter-associations. 52. INDICATEURS PILOTE Événements : Public : Taux remplissage : Recettes : Dépenses : Coût/public : Bénévoles : Heures : Incidents : Annulations : Déchets : Matériel mutualisé : Partenaires : Délais autorisations : Satisfaction : 53. DÉCISION APRÈS PILOTE [ ] maintenir léger [ ] développer événements publics [ ] développer spectacles [ ] acheter matériel [ ] louer davantage [ ] mutualiser fédéralement [ ] créer emploi partagé [ ] réduire périmètre [ ] autre Pourquoi : 54. ACTIONS BLOQUANTES 1. Responsable : Échéance : 2. Responsable : Échéance : 3. Responsable : Échéance : 4. Responsable : Échéance : 5. Responsable :

Échéance :