ANNEXE A — Guide pratique détaillé

Ce guide pratique propose un cadre opérationnel pour l’organisation d’événements temporaires. Le pôle Événementiel ne remplace pas les pôles spécialisés. Il coordonne leurs interventions lorsqu’elles se rencontrent dans un même événement. Exemples : — le pôle Musique organise artistes, son et spectacle musical ; — le pôle Alimentaire traite cuisine, hygiène et restauration ; — le pôle Épicerie traite ventes et distributions ; — le pôle Logistique déplace matériel et ressources ; — le pôle Sport traite la pratique sportive ; — l’Événementiel assemble calendrier, lieu, public, sécurité, accueil, billetterie, bénévoles, fournisseurs, implantation et démontage. PRINCIPE DIRECTEUR Un événement n’est pas une addition de stands. C’est un système temporaire qui doit fonctionner de l’arrivée de la première équipe jusqu’au retour du dernier équipement. La chaîne minimale est : intention → format → lieu → autorisations → budget → implantation → ressources → équipe → montage → ouverture → exploitation → fermeture → démontage → retour matériel → bilan. 1. À QUOI SERT LE PÔLE ? Le pôle peut organiser ou soutenir : — fêtes associatives ; — forums ; — journées portes ouvertes ; — rencontres ; — conférences ; — débats ; — marchés ; — braderies ; — expositions ; — projections ; — concerts ; — festivals ; — repas collectifs ; — journées inter-associations ; — événements solidaires ; — inaugurations ; — manifestations territoriales. 2. CE QUI JUSTIFIE UN PÔLE AUTONOME L’événementiel a ses propres fonctions : — calendrier ; — programmation ; — budget événement ; — lieu ; — jauge ; — autorisations ; — sécurité ; — circulation ; — implantation ; — accueil du public ; — billetterie ; — bénévoles ; — exposants ; — prestataires ; — signalétique ; — sanitaires ; — déchets ; — météo ; — incidents ; — démontage. Ces fonctions existent même sans concert, repas ou activité sportive. 3. TROIS NIVEAUX DE DÉPART NIVEAU A — PETIT ÉVÉNEMENT INTERNE Réunion festive, atelier ouvert, présentation, petit repas. NIVEAU B — ÉVÉNEMENT PUBLIC LOCAL Fête, marché, conférence, concert, journée associative. NIVEAU C — ÉVÉNEMENT COMPLEXE Plusieurs zones, plusieurs partenaires, billetterie, scène, restauration, espace public, grande affluence ou plusieurs jours. Ne pas construire directement le niveau C si l’équipe n’a jamais exploité le niveau B. 4. FICHE D’IDENTITÉ DE L’ÉVÉNEMENT Avant toute dépense : — nom ; — finalité ; — organisateur juridique ; — responsable opérationnel ; — date ; — horaires ; — lieu ; — public ; — jauge visée ; — gratuit/payant ; — activités ; — partenaires ; — budget maximum ; — critères d’annulation. 5. QUI ORGANISE JURIDIQUEMENT ? Identifier une personne morale réelle. Elle : — signe ; — assure ; — reçoit les recettes ; — paie les dépenses ; — demande les autorisations ; — contracte avec les prestataires ; — assume ses responsabilités. Un collectif informel peut contribuer, mais il ne faut pas laisser indéterminé qui porte juridiquement l’événement. 6. CO-ORGANISATION Si plusieurs associations organisent ensemble, écrire : — qui dépose les demandes ; — qui contracte ; — qui encaisse ; — qui assure ; — qui emploie ; — qui fournit le matériel ; — qui répond aux autorités ; — comment sont répartis dépenses et recettes. « Organisé avec » ne suffit pas à répartir les responsabilités. 7. LIEU PRIVÉ, SALLE OU ESPACE PUBLIC Trois situations courantes : — local privé autorisé ; — salle ou équipement déjà exploité comme ERP ; — espace public ou voie publique. Le cadre applicable n’est pas identique. Commencer par obtenir l’accord du propriétaire ou gestionnaire du lieu et connaître ses conditions d’exploitation. 8. MANIFESTATION SUR LA VOIE PUBLIQUE Pour une manifestation, un défilé ou un rassemblement sur la voie publique entrant dans le régime décrit par Service-Public, une déclaration préalable doit être adressée à l’autorité compétente. Service-Public indique, dans le cas général, un délai compris entre 3 jours francs minimum et 15 jours francs maximum avant l’événement. Ne pas extrapoler ce délai à toutes les formes d’événements : une occupation du domaine public, une compétition sportive, un événement important ou un autre dispositif peut relever d’une démarche ou d’un calendrier différent. 9. OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC Installer sur une place, un trottoir, une rue, un parc ou autre domaine public peut nécessiter une autorisation d’occupation. Le dossier peut demander selon le contexte : — plan ; — horaires ; — emprise ; — barrières ; — circulation ; — accès secours ; — attestations d’assurance ; — mesures de sécurité. Contacter la mairie suffisamment tôt. 10. SALLE ET ERP Avant d’utiliser un lieu recevant du public : — connaître sa destination autorisée ; — capacité ; — sorties ; — consignes incendie ; — accessibilité ; — équipements disponibles ; — conditions de location ; — responsabilités de l’exploitant et de l’organisateur. Ne pas augmenter la jauge parce que « ça rentre ». 11. AMÉNAGEMENT TEMPORAIRE Scène, gradins, chapiteau, tente, barnum, clôtures, structures, éclairage ou installations électriques temporaires peuvent faire changer le niveau de risque. Pour chaque installation : — fabricant/prestataire identifié ; — notice ; — montage ; — stabilité ; — lestage ; — vent ; — électricité ; — accès secours ; — contrôles applicables. Les grandes structures temporaires doivent être traitées avec des prestataires et vérifications adaptés, pas comme du mobilier de camping. 12. PLAN D’IMPLANTATION Le plan doit montrer : — entrées ; — sorties ; — secours ; — scène ; — public ; — stands ; — restauration ; — buvette ; — sanitaires ; — déchets ; — technique ; — stock ; — parking ; — zone bénévoles ; — accès PMR ; — circulation véhicules ; — zone interdite au public. Une implantation dessinée avant montage réduit les improvisations dangereuses. 13. JAUGE Définir une jauge réaliste à partir : — capacité autorisée du lieu ; — flux ; — sanitaires ; — sorties ; — circulation ; — sécurité ; — organisation ; — voisinage ; — transport. La billetterie ou le comptage d’entrée doit permettre de la respecter lorsque nécessaire. 14. ACCESSIBILITÉ Prévoir : — cheminements ; — entrée ; — sanitaires accessibles lorsque disponibles/requis ; — places ou espaces adaptés ; — visibilité ; — information ; — accompagnement. L’accessibilité ne se résume pas à une rampe. 15. ÉQUIPE ORGANISATRICE Fonctions utiles : — direction événement ; — régie générale ; — responsable lieu/sécurité ; — accueil ; — billetterie ; — bénévoles ; — logistique ; — technique ; — artistes/intervenants ; — restauration/buvette ; — partenaires/exposants ; — communication ; — finances ; — secours/sûreté selon niveau. Sur petit événement, une personne peut cumuler plusieurs fonctions ; les responsabilités doivent néanmoins être claires. 16. TABLEAU DES RESPONSABILITÉS Pour chaque fonction : — responsable ; — adjoint/remplaçant ; — téléphone ; — heure de prise de poste ; — mission ; — limite ; — personne à appeler en cas d’incident. Éviter l’organisation où tout le monde « aide un peu » mais personne ne décide. 17. BÉNÉVOLES Prévoir : — inscription ; — créneaux ; — rôle ; — briefing ; — repas/eau ; — pauses ; — référent ; — consignes ; — fin de poste. Ne pas affecter un bénévole à une fonction qu’il ne maîtrise pas simplement parce qu’il est disponible. 18. BRIEFING Avant ouverture : — plan ; — horaires ; — contacts ; — urgences ; — public attendu ; — accès ; — circulation ; — alcool ; — mineurs ; — objets perdus ; — incidents ; — météo ; — fermeture. Un briefing de dix minutes peut éviter des heures de désorganisation. 19. ASSURANCE Décrire à l’assureur : — type d’événement ; — lieu ; — public ; — jauge ; — matériel ; — bénévoles ; — salariés ; — alcool ; — restauration ; — spectacle ; — structures temporaires ; — activités particulières. Vérifier notamment responsabilité civile, dommages, matériel et exclusions. 20. SÉCURITÉ ET ANALYSE DES RISQUES Lister les risques réels : — foule ; — chute ; — incendie ; — électricité ; — circulation ; — météo ; — alcool ; — manutention ; — scène ; — bruit ; — nourriture ; — activité sportive ; — enfants ; — nuit ; — conflit ; — vol. Pour chacun : danger → prévention → responsable → réponse si incident. 21. SECOURS Le dispositif de secours dépend du type, de la taille et des risques de l’événement. Ne pas inventer un nombre universel de secouristes. Évaluer : — public ; — durée ; — activité ; — éloignement ; — météo ; — alcool ; — accès des secours ; — risques particuliers. Demander conseil aux autorités ou organismes compétents lorsque l’événement devient important. 22. ACCÈS DES SECOURS Toujours préserver : — voie d’accès ; — portail ; — largeur nécessaire ; — zone de retournement si pertinente ; — clés ; — personne capable de guider. Une barrière décorative ne doit jamais bloquer l’arrivée des secours. 23. SÛRETÉ ET SERVICE D’ORDRE Selon le niveau : — contrôle des accès ; — prévention des conflits ; — surveillance ; — objets interdits ; — alcool ; — gestion de foule ; — fermeture. Si des agents privés de sécurité sont nécessaires, recourir à des opérateurs et personnels autorisés dans le cadre applicable. Ne pas transformer quelques bénévoles en agents de sécurité improvisés pour un événement à risque. 24. MÉTÉO Prévoir des seuils de décision : — vent ; — orage ; — chaleur ; — froid ; — pluie ; — boue ; — risque incendie. Décider à l’avance : — qui consulte ; — quand ; — qui arrête ; — où évacuer ; — comment informer. L’annulation peut être une réussite de sécurité. 25. ÉLECTRICITÉ Identifier : — puissance disponible ; — tableaux ; — circuits ; — rallonges ; — protections ; — câbles ; — extérieur ; — pluie ; — traversées du public ; — prestataire. Interdire les montages improvisés et les cascades de multiprises. La compétence technique détaillée reste reliée aux pôles concernés. 26. GROUPES ÉLECTROGÈNES Si utilisés : — emplacement ventilé ; — bruit ; — carburant ; — éloignement du public ; — câbles ; — mise en œuvre par personne compétente ; — extinction ; — ravitaillement sécurisé. Ne pas installer un groupe thermique dans un espace fermé occupé. 27. LOGISTIQUE Guide du pôle 10 gouverne : — véhicules ; — remorques ; — tournées ; — chargement ; — manutention ; — retour. Événementiel doit lui transmettre : — liste de matériel ; — horaires ; — ordre de montage ; — ordre de démontage ; — lieux ; — responsables. 28. MATÉRIEL ÉVÉNEMENTIEL Inventaire : — tables ; — chaises ; — barnums ; — barrières ; — signalétique ; — éclairage ; — rallonges ; — extincteurs selon organisation ; — sono ; — vidéoprojecteur ; — caisses ; — radios ; — badges. Créer des kits standard lorsque les événements deviennent réguliers. 29. MONTAGE Établir : — heure d’arrivée ; — responsables ; — plan ; — ordre des tâches ; — véhicules autorisés ; — manutention ; — contrôles ; — heure où le site devient piéton. Le public ne doit pas arriver pendant que les véhicules finissent de manœuvrer au milieu des stands. 30. OUVERTURE Avant ouverture : [ ] autorisations [ ] assurance [ ] plan installé [ ] sorties libres [ ] secours accessibles [ ] électricité contrôlée [ ] structures stabilisées [ ] sanitaires [ ] déchets [ ] caisse/billetterie [ ] bénévoles briefés [ ] responsables présents [ ] météo vérifiée 31. ACCUEIL DU PUBLIC Prévoir : — information ; — programme ; — plan ; — tarifs ; — horaires ; — accessibilité ; — objets perdus ; — point d’aide ; — réclamations. Un événement accueillant réduit la pression sur toute l’équipe. 32. BILLETTERIE Choisir : — gratuit ; — réservation gratuite ; — prix fixe ; — tarif réduit ; — prix libre ; — prévente ; — vente sur place. Définir : — jauge ; — remboursement ; — annulation ; — contrôle ; — exonérations éventuelles ; — données collectées. 33. CAISSE Séparer : — billetterie ; — buvette ; — restauration ; — ventes ; — dons. Prévoir : — fonds de caisse ; — moyens de paiement ; — responsable ; — clôture ; — rapprochement ; — dépôt. Ne pas mélanger argent personnel et caisse événement. 34. MANIFESTATIONS DE BIENFAISANCE OU DE SOUTIEN Le régime fiscal français permet, sous conditions, l’exonération des recettes de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l’année au profit exclusif de certains organismes sans but lucratif. Ce n’est pas une exonération automatique de « six événements quelconques ». L’administration fiscale distingue les manifestations apportant des moyens financiers exceptionnels des activités constituant l’objet habituel même de l’association. Qualifier l’événement avant de comptabiliser cette exonération. 35. BUVETTE SANS ALCOOL Une association peut ouvrir une buvette temporaire sans alcool sans autorisation de débit de boissons spécifique selon la fiche Service-Public. Il faut néanmoins traiter : — hygiène ; — eau ; — déchets ; — caisse ; — sécurité ; — lieu. 36. BUVETTE TEMPORAIRE AVEC ALCOOL Dans le cas général d’une manifestation organisée par l’association, une buvette temporaire proposant les boissons autorisées des groupes 1 et 3 nécessite l’autorisation du maire. Service-Public indique un maximum général de cinq autorisations annuelles pour ce régime. Des règles particulières existent notamment dans les enceintes sportives et certains types de manifestations. Toujours vérifier le cas concret avant publicité de la vente d’alcool. 37. ALCOOL : ORGANISATION Prévoir : — responsable ; — produits autorisés ; — horaires ; — refus de service ; — mineurs ; — eau gratuite ou facilement accessible ; — sortie ; — prévention conduite. La recette ne prime jamais sur la sécurité. 38. ALIMENTATION Toute restauration, vente ou distribution alimentaire doit rester articulée avec les Annexes 02 et 09. Événementiel gère : — emplacement ; — horaires ; — flux ; — accès ; — déchets ; — tables ; — liaison avec le responsable alimentaire. Il ne remplace pas la procédure sanitaire. 39. STANDS ALIMENTAIRES TIERS Pour chaque exposant : — identité ; — activité ; — assurance ; — besoins électriques ; — froid ; — eau ; — déchets ; — emplacement ; — horaires. L’organisateur doit connaître ce qui est vendu sur son site. 40. MUSIQUE DIFFUSÉE Diffuser publiquement de la musique protégée nécessite de traiter les autorisations et droits correspondants auprès des organismes compétents pour le répertoire utilisé. La Sacem est l’interlocuteur courant pour son répertoire ; selon les usages de musique enregistrée, la rémunération équitable peut aussi intervenir. Faire la démarche avant l’événement. 41. SPECTACLE VIVANT Si l’événement comprend artistes du spectacle présents physiquement devant le public, appliquer les règles décrites dans Le guide du pôle 07. Le Ministère de la Culture rappelle notamment : — activité principale spectacle : déclaration d’entrepreneur ; — activité accessoire : obligation à partir de plus de six représentations par an dans le cadre applicable ; — GUSO pour les employeurs occasionnels relevant de son champ. Événementiel doit compter les représentations avec le pôle Musique/Arts concernés. 42. ARTISTES AMATEURS Ne pas confondre : — prestation bénévole amateur dans un cadre approprié ; — artiste professionnel ; — spectacle lucratif avec amateurs ; — mineur participant à un spectacle. Les règles spécifiques de Le guide du pôle 07 s’appliquent. 43. PROJECTION Projeter publiquement un film ou une œuvre audiovisuelle n’est pas équivalent à regarder un support acheté pour usage privé. Avant projection : — titulaire des droits ; — autorisation ; — conditions ; — musique éventuelle ; — billetterie ; — support. La médiathèque peut fournir une ressource ; elle ne crée pas automatiquement le droit de projection. 44. EXPOSANTS ET VENDEURS Créer une fiche exposant : — identité ; — statut ; — produits/services ; — assurance ; — emplacement ; — électricité ; — véhicule ; — horaires ; — règlement ; — montant éventuel du stand. L’association n’a pas à garantir la conformité commerciale de chaque vendeur sans vérification minimale de son cadre. 45. VIDE-GRENIER / BROCANTE Une vente au déballage ou un vide-grenier relève de formalités spécifiques. Service-Public prévoit notamment une déclaration préalable pour la vente au déballage. Ne pas traiter une brocante comme un simple alignement de stands ordinaires. 46. LOTERIE / TOMBOLA / LOTO Ces activités disposent de règles spécifiques et peuvent nécessiter autorisation ou respecter des conditions particulières selon leur nature. Avant annonce : — qualifier l’opération ; — vérifier la fiche Service-Public en vigueur ; — définir lots ; — financement ; — bénéficiaire ; — règlement. Ne pas improviser une tombola payante le jour même. 47. MARCHÉ / VENTE Si plusieurs vendeurs vendent : — vérifier occupation du lieu ; — formalités de vente éventuelles ; — responsables ; — prix de stand ; — circulation ; — déchets ; — électricité. Un événement associatif peut contenir une activité commerciale sans que toute l’association devienne pour autant commerciale ; la fiscalité dépend de la réalité globale. 48. PARTENAIRES ET SPONSORS Définir : — apport ; — contrepartie ; — visibilité ; — exclusivité éventuelle ; — paiement ; — facturation ; — durée ; — utilisation du logo. Un don et une prestation publicitaire ne sont pas la même opération. 49. COMMUNICATION Calendrier : — annonce ; — ouverture réservations ; — programme ; — rappel ; — informations pratiques ; — météo/changement ; — clôture ; — bilan. Ne pas lancer une campagne importante avant sécurisation du lieu et de la date. 50. PHOTOS ET VIDÉOS Prévoir : — information du public ; — zones ou situations sensibles ; — mineurs ; — partenaires média ; — stockage ; — publication. Éviter de transformer l’événement en collecte massive d’images sans finalité claire. 51. DONNÉES DE BILLETTERIE Collecter seulement ce qui sert : — nom si réservation ; — contact ; — billet ; — paiement ; — besoin particulier volontairement signalé. Définir durée de conservation et accès. Ne pas conserver indéfiniment tous les visiteurs « pour la newsletter ». 52. MINEURS Si l’événement accueille des familles : — zones dangereuses protégées ; — information ; — circulation ; — alcool ; — bruit ; — photos ; — point de regroupement si enfant perdu. Un événement familial n’est pas automatiquement un accueil collectif de mineurs. Si l’association prend en charge des mineurs sans leurs responsables dans un cadre organisé, qualifier le régime applicable. 53. TOILETTES ET HYGIÈNE Dimensionner : — nombre ; — accessibilité ; — nettoyage ; — eau ; — savon ; — papier ; — éclairage ; — vidange si équipements mobiles. L’expérience du public dépend souvent de fonctions considérées à tort comme secondaires. 54. EAU Prévoir : — bénévoles ; — artistes ; — public ; — chaleur ; — restauration. Séparer eau potable et eau technique. 55. DÉCHETS Avant ouverture : — types ; — volumes ; — bacs ; — tri ; — verre ; — biodéchets ; — cartons ; — huiles ou déchets spécialisés ; — collecte ; — nettoyage final. Le démontage n’est pas terminé tant que le site n’est pas rendu propre. 56. BRUIT ET VOISINAGE Informer si pertinent : — riverains ; — horaires ; — montage ; — musique ; — démontage. Respecter les règles de bruit applicables ; les seuils spécifiques aux sons amplifiés décrits dans Le guide du pôle 07 restent applicables selon le contexte. 57. STATIONNEMENT ET CIRCULATION Prévoir : — public ; — PMR ; — bénévoles ; — artistes ; — livraisons ; — secours ; — vélos ; — dépose-minute. Séparer autant que possible flux piétons et véhicules. 58. FERMETURE La fermeture est une phase d’exploitation : — arrêter les entrées ; — fermer caisse ; — informer ; — évacuer progressivement ; — protéger matériel ; — gérer alcool ; — lancer nettoyage ; — maintenir secours et responsables jusqu’à sortie du public. 59. DÉMONTAGE Planifier : — qui démonte ; — quand ; — éclairage ; — véhicules ; — stockage ; — retours ; — déchets ; — clés ; — inventaire. Le risque augmente lorsque l’équipe est fatiguée. 60. RETOUR MATÉRIEL Pour chaque lot : — propriétaire ; — quantité ; — état ; — destination ; — anomalie. Guide du pôle 10 gère les transports ; les pôles techniques gèrent les réparations. 61. INCIDENTS Tracer : — heure ; — lieu ; — fait ; — personnes impliquées ; — réponse ; — témoin ; — suite. Un incident mineur peut révéler une faiblesse à corriger avant l’événement suivant. 62. BILAN Dans les 7 jours si possible : — fréquentation ; — recettes ; — dépenses ; — incidents ; — matériel ; — bénévoles ; — partenaires ; — déchets ; — satisfaction ; — écarts au planning ; — décisions. Distinguer : ce qui a marché une fois / ce qui peut devenir procédure. 63. MODÈLE ÉCONOMIQUE RECETTES POSSIBLES — billets ; — stands ; — buvette ; — restauration ; — ventes ; — dons ; — sponsoring ; — subventions ; — partenariats. DÉPENSES — lieu ; — artistes/intervenants ; — technique ; — sécurité ; — secours ; — droits ; — assurance ; — location ; — transport ; — communication ; — sanitaires ; — déchets ; — personnel ; — alimentation. 64. BUDGET DE SÉCURITÉ Ne pas traiter sécurité, sanitaires, assurance ou secours comme « reste si on a de l’argent ». Ils font partie du coût de l’événement. Si le budget ne les absorbe pas, réduire le format. 65. EMPLOI Fonctions pouvant devenir emplois : — chargé d’événementiel ; — régisseur général ; — coordinateur bénévoles ; — chargé de production ; — technicien ; — chargé de billetterie/accueil ; — logisticien. Un emploi partagé fédéral peut servir plusieurs associations ayant quelques événements chacune. 66. PRESTATAIRES Pour chaque prestataire : — devis ; — contrat ; — horaires ; — livrables ; — assurance ; — interlocuteur ; — conditions d’annulation ; — paiement ; — responsabilité. Éviter les accords importants uniquement par messages informels. 67. MUTUALISATION FÉDÉRALE Le réseau peut mutualiser : — barrières ; — barnums ; — tables ; — signalétique ; — radios ; — éclairage ; — billetterie ; — procédures ; — contrats-types ; — régisseurs ; — techniciens ; — coordinateurs ; — listes fournisseurs. Chaque association reste responsable de l’événement qu’elle porte sauf montage explicite différent. 68. ASSOAGORA Modules possibles : — événements ; — lieux ; — calendriers ; — jauges ; — inscriptions ; — billets ; — équipes ; — bénévoles ; — créneaux ; — partenaires ; — prestataires ; — exposants ; — matériel ; — besoins logistiques ; — plans ; — tâches ; — autorisations ; — échéances ; — incidents ; — budgets ; — recettes/dépenses ; — bilan ; — ressources partagées inter-associations. 69. SEUILS DE COMPLEXITÉ SEUIL 1 — PETIT ÉVÉNEMENT INTERNE Équipe, assurance, lieu. SEUIL 2 — PUBLIC EXTERNE Accueil, jauge, circulation, accessibilité. SEUIL 3 — ESPACE PUBLIC Déclaration/autorisation et coordination municipale. SEUIL 4 — VENTE / BUVETTE / RESTAURATION Caisse, alcool, alimentation, fiscalité. SEUIL 5 — SPECTACLE Artistes, droits, GUSO/PLATESV selon cas. SEUIL 6 — STRUCTURES TEMPORAIRES / FORTE JAUGE Sécurité, secours, sûreté, technique. SEUIL 7 — PLUSIEURS JOURS / PLUSIEURS SITES Organisation permanente et logistique structurée. SEUIL 8 — FESTIVAL OU ACTIVITÉ PRINCIPALE Professionnalisation, licences, salariés et ingénierie dédiée. 70. ERREURS FRÉQUENTES Annoncer avant d’avoir le lieu. Confondre coorganisation et absence de responsable. Sous-estimer montage/démontage. Oublier accès secours. Surévaluer la jauge. Ajouter une buvette alcoolisée au dernier moment. Croire que six événements sont automatiquement exonérés fiscalement. Oublier les droits musicaux. Compter un concert comme simple animation sans vérifier le spectacle vivant. Mettre toutes les responsabilités sur le président. Confier sécurité à des bénévoles non préparés. Multiplier les stands sans plan électrique. Faire circuler véhicules et public ensemble. N’avoir aucun plan météo. Acheter du matériel utilisé une fois par an au lieu de mutualiser. Finir l’événement sans inventaire de retour. 71. EXEMPLE DE LANCEMENT SUR TROIS MOIS MOIS 1 — PETITE JOURNÉE ASSOCIATIVE — lieu existant ; — 50 à 100 personnes visées ; — peu de technique ; — programme simple ; — mesurer équipe et coûts. MOIS 2 — ÉVÉNEMENT PUBLIC PILOTE — partenaires ; — réservations ; — implantation ; — buvette sans alcool ou très simple ; — petite programmation ; — bilan complet. MOIS 3 — MUTUALISATION — deuxième association partenaire ; — matériel partagé ; — billetterie/réservation commune ; — logistique coordonnée ; — test d’un calendrier fédéral ; — décision sur le niveau suivant. 72. INDICATEURS — événements ; — public ; — taux de remplissage ; — recettes ; — dépenses ; — coût par visiteur ; — heures bénévoles ; — heures salariées ; — incidents ; — annulations ; — déchets ; — matériel mutualisé ; — partenaires ; — exposants ; — droits versés ; — délais d’autorisation ; — satisfaction équipe ; — satisfaction public. 73. CHECKLIST AVANT OUVERTURE [ ] organisateur juridique [ ] responsable événement [ ] lieu confirmé [ ] accord propriétaire/gestionnaire [ ] autorisations/déclarations applicables [ ] assurance [ ] plan [ ] jauge [ ] accessibilité [ ] sorties [ ] secours [ ] météo [ ] électricité [ ] structures [ ] bénévoles [ ] billetterie/caisse [ ] buvette autorisée si alcool [ ] alimentation encadrée [ ] droits musicaux [ ] spectacle vivant qualifié [ ] exposants identifiés [ ] sanitaires [ ] déchets [ ] stationnement [ ] logistique [ ] plan fermeture [ ] plan démontage 74. SOURCES ET RÉFÉRENCES Service-Public — L’association organise un événement : fête, manifestation, vide-grenier : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31613 Service-Public — Manifestations, défilés ou rassemblements sur la voie publique : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F21899 Service-Public — Déclaration et demande d’autorisation de manifestations : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R69802 Service-Public — Buvette ou bar tenu par une association : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F24345 Service-Public — Activité commerciale d’une association : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31838 BOFiP — six manifestations de bienfaisance ou de soutien : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1010-PGP.html Ministère de la Culture — Plateforme des entrepreneurs de spectacles vivants : https://www.culture.gouv.fr/thematiques/theatre-spectacles/pour-les-professionnels/plateforme-des-entrepreneurs-de-spectacles-vivants Service-Public / Entreprendre — diffusion publique de musique et Sacem : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F3094 ARTICULATIONS AVEC LES AUTRES PÔLES Ces renvois évitent de dupliquer les règles spécialisées. Lorsque l’activité franchit la frontière indiquée, appliquer le guide du pôle référent. — Guide du pôle 08 — Bibliothèque / Médiathèque / Bibliothèque d’objets : pour expositions, projections, médiation et prêt de ressources. — Guide du pôle 09 — Épicerie solidaire / Achats groupés : pour ventes, prix, approvisionnements et distributions. — Guide du pôle 12 — Enfance / Jeunesse / Parentalité : lorsque l’événement accueille ou prend en charge des mineurs. — Guide du pôle 13 — Sport / Activité physique / Plein air : pour compétitions et activités sportives. — Guide du pôle 15 — Hébergement / Accueil temporaire / Habitat solidaire : pour l’accueil nocturne d’artistes, bénévoles ou intervenants. — Guide du pôle 16 — Santé / Prévention / Accès aux soins : pour prévention, premiers secours et actions de santé lors d’événements.